Välj en sida

Konverteringsgrad – sexigt ord, eller hur? Faktum är att det räknas alldeles för lite bland kommunikatörer. Med lite enkel matte, en excelfil och struktur kan man sätta tydliga mål och hitta svaret i siffrorna. Många gånger står det där, svart på vitt, vad man måste göra för att lyckas. Detta går att applicera på aktiviteter i sociala medier, kontakter med tidningar och journalister och för annonser på din hemsida eller blogg. Men den här posten kommer att beröra konversationsgrad och försäljning av konsulttjänster, vilket är en högst närvarande del i PR-konsultens vardag. Ekonomisk framgång kommer inte av sig själv. Det går ganska enkelt att räkna baklänges för att ta reda på vad man behöver göra.

Låt oss säga att byrån behöver 10 miljoner kornor i byråintäkt för att betala löner, lokaler, konferenser, fester och annat för att gå runt och för att generera en liten vinst. När nya budgetåret ska börja är det bara att se hur mycket av kommande årets intäkter är säkrat. Omsätter befintlig kundstock 5 miljoner måste byrån dra in ytterligare fem miljoner.

Hur mycket måste man jobba för att dra in 5 miljoner? Har man för vana föra statistik över alla säljkontakter är det lätt att ta reda på. När jag jobbat på och drivit byrå har jag varje gång, när jag gjort statistiken, blivit hänförd av hur mycket man kan hitta ”in the numbers”.

Ett scenario: Byrån kontaktar 48 potentiella kunder (kan vara helt kalla leads eller företag man har kopplingar till). Av dessa kontakter leder 24 till möten. Av dessa 24 möten får byrån återkomma med offert i 12 fall och av dessa 12 offerter blir 4 uppdrag, med en genomsnittsintäkt på 250 000 kronor. Konverteringsgraden är alltså drygt 8 procent (48 kontakter ger 4 uppdrag). Enkel matematik och enkelt att logga och hålla koll på.

Åter till byråns jakt på 5 miljoner. Eftersom vi har vårt trackrecord dokumenterat är det bara att räkna ut hur mycket vi måste jobba för att dra in fem nya miljoner till firman. Om genomsnittsuppdraget är 250 000 kronor, måste vi få in 20 kunder. För att få in 20 kunder måste skriva 60 offerter. För att få skriva 60 offerter måste vi träffa 120 potentiella kunder och för att komma till dessa möten måste vi kontakta 240 företag. Det innebär 20 kontakter i månaden, vilket då ska fördelas ut på de personer som jobbar med försäljning på byrån. Genom att veta grundförutsättningarna till hur många kontakter man måste ta för att slutligen få en kund, blir det lättare att beräkna resurserna för det resultat man vill åstadkomma.

Tycker du att 240 kontakter för att hitta uppdrag för 5 miljoner är för mycket? Eftersom du har koll på förhållandet i säljprocessen från första kontakten till första fakturan kan du givetvis skruva i alla delar och på sätt höja konverteringsgraden:

Vill du behöva ringa färre samtal för att få till möten? Var mer noggrann i urvalet av potentiella kunder att kontakta. Ha en bättre pitch än  ”att ses förutsättningslöst”.

Vill du att fler möten ska resultera i offert? Var en god lyssnare och skippa den långa företagspresentationen vid första möten. Genom att aktivt lyssna in kunden och dess utmaningar är det större sannolikhet att du kan avsluta mötet med att få accept på att de behöver just din offert som ska kunna lösa problemet.

Vill du att fler offerter ska resultera i uppdrag? Genom att identifiera det kunden verkligen behöver och få accept på att det är det offerten ska beröra ökar sannolikheten att kunden köper ditt förslag. Ett bra sätt att lyckas med detta är att återkoppla med en debrief innan du tar fram offerten. På så sätt ökar sannolikheten att du hamnar rätt i förslag.

Genom att tydliggöra konverteringsgraden på byrån ökar du chanserna till att både höja graden och jobba mer strukturerat med sälj.

Lycka till!